IDENTIFICACION DEL CARGO.

DENOMINACION DEL CARGO:   SECRETARIA GRADO 03           

PROCESO AL CUAL PERTENECE.

Proceso Estratégico/Misional/Apoyo

DESCRIPCION FUNCIONAL DEL CARGO. 

  • Propósito principal: desarrollar funciones secretariales, ejecutando actividades de apoyo y complementarias en los procesos en los que participa, en procura de la satisfacción de los usuarios, el mejoramiento continuo y el buen funcionamiento de la dependencia.
  • Funciones esenciales del cargo:

Generales:

Ø  Atender al público en general, suministrando la información requerida y recibiendo los mensajes respectivos, entregando o recibiendo la información  y/o documentos solicitados y hacer los trámites administrativos que ello demande.

Ø  Atender las llamadas telefónicas, identificando las necesidades del solicitante y utilizar su buen juicio para orientarlos hacia el empleado que puede atender su solicitud o queja.

Ø  Organizar comités y reuniones que requiera el jefe inmediato, incluyendo el envío de citaciones y recordatorios a los miembros, tomar nota de los compromisos que se adquieran o tareas que se asignen en desarrollo de estas y hacer el posterior seguimiento a su cumplimiento.

Ø  programar las citas con previa autorización del jefe inmediato

Ø  Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, manteniendo un sistema de archivo de los documentos para asegurar su control y fácil acceso cuando se requiera, de acuerdo con las normas técnicas establecidas.

Ø  Colaborar en la organización y administración de las actividades programadas en la dependencia, agenda privada y de viaje del jefe inmediato.

Ø  Transcribir correspondencia, actas, resoluciones, pedidos, circulares, informes, documentos en general y toda aquella documentación que requiera digitación.

Ø  Elaborar oportunamente los pedidos de elementos requeridos, para asegurar el correcto funcionamiento de la oficina

Ø  Preparar y redactar respuestas de correspondencia de rutina cuando se requiera.

Ø  Efectuar los trámites de impresión, fotocopiado o duplicación del material requerido en el momento oportuno.

Ø  Colaborar para que todos los procesos de la dependencia se efectúen con eficiencia y se brinde una óptima atención a nuestros clientes (discentes, docentes, comunidad).

Ø  Cumplir en la Corporación las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes.

Ø  Cumplir con el Sistema Institucional de la Calidad en referencia a los subsistemas que lo  conforman: Subsistema de Aseguramiento de la Calidad y Subsistema de Gestión de la Calidad.

Ø  Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requerida.

Ø  Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas, encargadas o delegadas por la instancia competente para ello y que sean acorde con la naturaleza de las funciones.

 

De apoyo al Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación:

Ø  Organizar según los requisitos establecidos la papelería que va dirigida a las casas de justicia.

Ø  Elaborar paz y salvo, certificados y  las tarjetas de control a los estudiantes.

Ø  Organizar la agenda de audiencias de conciliación.

Ø  Atender lo relativo a la autenticación de los documentos expedidos por Centro Conciliación y Consultorio Jurídico.

Ø  Apoyar al Director del Consultorio y Secretario General en la organización de las audiencias públicas.

 

CARACTERISTICAS DEL CARGO

  • Ambientales: requiere de condiciones de temperatura, humedad, iluminación, sonido y olores que no constituyan molestia para el trabajador (Termohigrometría).
  • Tecnológicas: requiere de infraestructura en tecnologías de información, comunicaciones y equipos de oficina.
  • Sociales: el trabajo se realiza en equipo para el logro de los objetivos de los procesos en los que participa.

 

RESPONSABILIDADES.

 

  • Por supervisión de personal: no tiene responsabilidad
  • Por manejo de valores: no tiene responsabilidad
  • Por información confidencial o importante: maneja información y documentos confidenciales e importantes (actas, acuerdos, registros, y archivos en general).
  • Por toma de decisiones: no tiene responsabilidad.
  • Por herramientas de trabajo, equipos y/o materiales: tiene la responsabilidad por el buen uso y manejo de los activos fijos asignados a su cargo.

 

RELACIONES SIGNIFICATIVAS.

 

  • Relaciones internasse relaciona con el personal de las diferentes dependencias académico – administrativa.
  • Relaciones externas: no corresponde.

 

COMPETENCIAS TÉCNICAS.

 

  • Conocimientos básicos o esenciales: manejo de herramientas ofimáticas, archivo, redacción, ortografía, atención al cliente y relaciones humanas.
  • Requisitos:

Ø  Estudiostítulo de formación técnica, técnico profesional o formación tecnológica otorgado por institución de educación oficialmente reconocida por el Ministerio de Educación Nacional, Secretarías de Educación en Administración de Oficinas, Secretariado o áreas afines.

Ø  Experienciamínimo un (1) año de experiencia relacionada, en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo.

Ø  Equivalencias: se podrá compensar el título de formación técnica, técnico profesional o formación tecnológica por más de un (1) año de experiencia relacionada en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo.

 


Interesados enviar hoja de vida a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. colocando como asunto el nombre de la convocatoria y cargo.

Información Institucional

Líneas de Atención

Aspirantes | Cartagena

+57.5.6517088 Ext 1202

Aspirantes | Barranquilla

+57.5.3602197 Ext 101

Alianzas y Fondos Educativos

+57.5.6517088 Ext 1114, 1134

Educación Continuada

+57.5.6517088 Ext 1110, 1115

PQRS

Sistema para la gestión de quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones

Revistas CURN
Portal de las Palabras
Revistas CURN